L’éthique est passée au cours des dernières années d’une simple préoccupation (le conseil d’administration n’avait qu’à s’assurer qu’un code d’éthique et/ou une politique de conflit d’intérêts soient mis en place et le tour était joué) à un risque d’affaires important. En effet, il est maintenant incontestable que les pratiques douteuses telles que les conduites indésirables d’employés ou d’administrateurs ainsi que la corruption peuvent être désastreuses pour la réputation d’une entreprise et avoir un impact majeur direct sur ses résultats financiers et même parfois mettre en jeu la survie de l’organisation. La Banque mondiale[1] estime même que les pratiques douteuses ont pour effet d’augmenter de plus de 10 % les coûts d’opération des entreprises et engendre des coûts supplémentaires de plus de 25 % sur tous les contrats publics.
Tout conseil d’administration doit maintenant considérer l’éthique comme un enjeu stratégique incontournable. Voici six (6) bonnes pratiques d’éthique qu’un conseil d’administration devrait mettre en place ou s’assurer de mettre en place pour une gouvernance durable et responsable.
- Faire preuve de leadership éthique
Les administrateurs doivent :
- Considérer l’éthique comme une dimension stratégique importante de l’organisation
- Démontrer en tout temps un leadership et une exemplarité en matière d’éthique et s’assurer que l’équipe de direction en fait tout autant
- Donner l’exemple en paroles et en gestes, et ce de manière constante et s’assurer que l’équipe de direction en fait tout autant
- Transmettre des messages clairs et cohérents et encourager les communications ouvertes et s’assurer que l’équipe de direction en fait tout autant
- Promouvoir une culture de l’éthique et rappeler que l’éthique est l’affaire de tous : des administrateurs, aux employés en passant par l’équipe de direction et les gestionnaires
- Identifier et évaluer les véritables risques éthiques
Les membres du conseil doivent s’assurer :
- Que l’organisation aille beaucoup plus loin qu’une simple évaluation des risques de conformité
- Que les véritables risques éthiques de l’organisation soient identifiés, analysés (conséquences, probabilité et impact), évalués et priorisés
- Que les facteurs de risques éthiques (Culture de performance, Culture de laisser-faire, Manque de ressources, Proximité avec les fournisseurs, etc.) ayant contribué à ces risques éthiques aient été bien cernés
- Qu’un plan concret de gestion des risques éthiques (mesures de mitigation) soit réalisé et mis en œuvre
- Identifier et définir les valeurs organisationnelles
Les administrateurs doivent :
- Participer à l’actualisation ou l’identification et la définition des valeurs de l’organisation.
- S’assurer que la direction consulte (sondage, groupes de discussion, etc.) les employés dans le choix et la définition des valeurs. Ces valeurs sont appelées à guider les décisions et les attitudes de tous, des administrateurs aux employés.
- Prendre en considération et intégrer ces valeurs lors de la prise de décision
- Mettre en place une structure de l’éthique optimale en lien avec les risques éthiques
Les membres du conseil doivent :
- S’assurer de la mise en place d’une administration et gestion de l’éthique efficace et efficiente (comité d’éthique, ambassadeurs de l’éthique, etc.)
- S’assurer que l’organisation possède les outils (politique, processus, directives, codes) lui permettant de gérer et d’encadrer convenablement la conduite et les comportements des employés et des administrateurs ainsi que les risques éthiques pouvant être engendrés par les activités de l’organisation
- Participer à l’élaboration d’un Code d’éthique d’administrateurs
- Participer à une séance de formation sur le Code d’éthique des administrateurs
- S’assurer de la mise en place d’un Code d’éthique et de conduite pour tous les employés. Ce Code ne doit pas être écrit sous une forme juridique, mais bel et bien comme un guide pour les employés
- S’assurer de la mise en place de politiques (Conflits d’intérêts, Cadeaux, repas et marques d’hospitalité, Transactions d’initiés, etc.) en lien avec les grands risques éthiques identifiés
- Déclarer annuellement par écrit tous les conflits d’intérêts et/ou les intérêts qui pourraient potentiellement entrer en conflit avec ceux de l’organisation ou dans les trente (30) jours du moment qu’un élément fait en sorte qu’un administrateur ait à mettre à jour sa déclaration et s’assurer que les principaux dirigeants en font autant.
- Mettre en place des mesures de contrôle et de reddition de comptes efficaces
Les administrateurs doivent s’assurer :
- Qu’un mécanisme de signalement des comportements contraires à l’éthique est mis en place au sein de l’organisation, et ce sans représailles pour ceux qui signalent ces comportements
- Que la direction applique des mesures disciplinaires cohérentes et significatives lorsque des comportements non éthiques et/ou non conformes sont identifiés, sans égard au poste occupé par la personne au sein de l’organisation, ou à son rendement.
- Que des indicateurs éthiques sont mis en place afin d’évaluer l’état de la performance éthique de l’organisation
- Que des considérations éthiques sont prises en compte dans l’évaluation annuelle du conseil et des employés ainsi que dans le recrutement des nouveaux administrateurs et des nouveaux employés
- Qu’une évaluation périodique et sporadique des risques éthiques est effectuée
- Qu’un suivi périodique des grands risques éthiques ainsi que du plan de gestion des risques éthiques (mesures de mitigation) est effectué
- Que l’énoncé de valeurs, les Codes de conduite et les politiques importantes (conflits d’intérêts) liées à l’éthique sont divulgués sur le site web de l’organisation
- Implanter une culture de l’éthique
Les membres du conseil doivent s’assurer :
- Que la direction identifie des objectifs éthiques à atteindre (Développement du leadership éthique des gestionnaires, Développement de compétences éthiques, etc.)
- Que la direction reconnaît les comportements exemplaires en matière d’éthique des employés
- Qu’un programme de déploiement de l’éthique au sein de l’organisation est élaboré et implanté par la direction, incluant l’identification d’outils de gestion facilitant la compréhension et l’intégration des principes éthiques et règles de conduite par les employés
- Qu’une formation sur le Code d’éthique ainsi que sur des risques éthiques spécifiques (conflits d’intérêts, cadeau, etc.) est donnée aux employés ainsi qu’à tout nouvel employé
- Que des communications constantes sur l’éthique sont réalisées en utilisant tous les moyens de communication possibles
En résumé, les six (6) bonnes pratiques d’éthique à mettre en place pour une gouvernance durable et responsable sont :
- Faire preuve de leadership éthique
- Évaluer les véritables risques éthiques de l’organisation
- Identifier et définir les valeurs organisationnelles
- Mettre en place une structure de l’éthique optimale en lien avec les risques éthiques
- Mettre en place des mesures de contrôles et de reddition de comptes adéquates
- Implanter une culture de l’éthique
[1] Source : Banque Mondiale, “Clean Business is Good Business”, http://info.worldbank.org/etools/antic/docs/Business%20Case/TheBusinessCaseAgainstCurrption.pdf