Politique de confidentialité

Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité

1. Contexte

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont GUBERNA les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère.

 

De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont GUBERNA traite leurs renseignements personnels.

2. Application et définitions

Cette politique s’applique à GUBERNA, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de GUBERNA. Elle s’applique également à l’égard du site internet de GUBERNA.

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par GUBERNA, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier, toutefois, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels.

Veuillez noter que les services et programmes de GUBERNA ne visent pas les personnes mineures et que GUBERNA ne collecte pas de renseignement personnels sensibles.

3. Responsabilités de GUBERNA

De manière générale, GUBERNA est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

Le président de GUBERNA, Bernard Blackburn, est le responsable de la protection des renseignements personnels de GUBERNA. Il peut être joint par courriel à bblackburn@guberna.ca.

Il doit veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels et approuver, mettre en œuvre les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels et traiter les demandes et les plaintes.

Les membres du personnel et consultants associés de GUBERNA ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

4. Sécurité des données

GUBERNA s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements.

5. Collecte, utilisation et communication à un tiers

Dans le cadre de ses activités, GUBERNA collecte généralement des coordonnées professionnelles. GUBERNA informera les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

GUBERNA applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement :

• De façon générale, GUBERNA collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement.

Collecte :

• Dans tous les cas, GUBERNA ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

 

Détention et utilisation :

• GUBERNA veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
• GUBERNA ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons fournies lors de la collecte.
• Accès limité. GUBERNA limite l’accès à un renseignement personnel aux personnes (incluant ses consultants) pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Communication à un tiers :

• Généralement, GUBERNA obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers.
• Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:

 

• • Organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

 

• • Fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de GUBERNA désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par GUBERNA et des fournisseurs de services infonuagiques.

 

• Communication à l’extérieur du Québec: Il est possible que les renseignements personnels détenus par GUBERNA soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque GUBERNA a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque GUBERNA fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

 

• Dans les deux derniers cas, GUBERNA doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de GUBERNA de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

6. Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, GUBERNA ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, GUBERNA s’assurera de les détruire.

La destruction de renseignements par GUBERNA doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

7. Droits d’accès, de rectification, de retrait du consentement et plaintes

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par GUBERNA, en demander leur correction, retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis, les catégories de personnes qui y ont accès et leur durée de conservation.

Pour faire valoir ses droits ou soumettre une plainte, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet, à l’adresse courriel responsable de la protection des renseignements personnels.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de GUBERNA doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

8. Site web et témoins de connexions

Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation des sites internet de GUBERNA.

9. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de GUBERNA, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Bernard Blackburn
Président et conseiller principal

GUBERNA

Courriel : bblackburn@guberna.ca

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.

10. Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site internet de GUBERNA, ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par GUBERNA, auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis.

Tableau des versions et des changements de la politique :

Version	En vigueur le	Changements depuis la dernière version
1.0	1er septembre 2023	S.O. – Première version